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6 dicas de planejamento estratégico para o condomínio

Estabelecer um planejamento estratégico no condomínio faz com que o trabalho do síndico atenda aos principais objetivos da gestão, otimizando os seus esforços e trazendo consequências positivas que irão perdurar ao longo dos anos. Ao traçar metas claras, há um maior controle sobre as finanças, obras futuras e, como consequência, uma melhoria na administração como um todo.

Sem um plano estratégico do condomínio, o síndico pode enfrentar desafios ao resolver apenas os problemas quando estes já estão ocorrendo, o famoso ‘apagar incêndios’. Assim, muitos gastos não programados ocorrem, exigindo cotas extras, fazendo com que se perca o controle da inadimplência e que as obras custem mais do que se fossem previstas.

Reflita sobre o condomínio antes de começar

O primeiro passo para desenvolver um planejamento estratégico de sucesso, é avaliar detalhadamente a situação atual do condomínio. É o momento para refletir sobre os principais custos e problemas, as melhorias desejadas e quais manutenções precisam ser feitas, tanto corretivas, quanto preventivas.

Agrupe e liste todas as tarefas por assuntos

Após a análise da situação atual, é necessário listar todas as tarefas que precisam ser cumpridas. Comece separando-as por setores, como: manutenção e conservação, pessoas, rotinas, contratos e oportunidades de melhorias, por exemplo. Assim fica mais fácil de gerir cada um dos temas e lembrar de todas as demandas.

Separe o que é ordinário e o que é extraordinário

É chegado o momento de separar quais destas tarefas são ordinárias e quais são extraordinárias. As primeiras ocorrem com frequência, como a manutenção dos jardins, que costuma ser semanal ou quinzenal. Já as extraordinárias são realizadas em um período mais espaçado, mas também são importantes, como a impermeabilização de lajes.

Após estabelecer as tarefas, crie um cronograma para cada setor, respeitando a frequência ideal para que cada uma delas ocorra.

Comece pelas ações de curto prazo e planeje o futuro

Comece com as ações mais urgentes, mas não perca de vista o futuro. Um problema que comumente precisa ser atacado no início da gestão é a inadimplência. Defina negociações para deixar as contas em dia, mas não se restrinja a isso no controle financeiro.

Reveja as soluções

É preciso ter um olhar crítico com os processos adotados no condomínio. Vale dedicar um tempo no planejamento estratégico do condomínio para rever questões como luz, água e portaria, por exemplo.

Tire as ideias do papel

O condomínio precisa de um planejamento estratégico nas mãos das pessoas e não em gavetas. Um erro comum é desenvolver todo o planejamento estratégico e deixá-lo no papel. Porém, para ter resultados, é preciso envolver todos os interessados no processo.

Para uma boa adesão, é preciso reforçar os convites para os debates, enviar informativos e receber sugestões abertamente. Também é vital que todos sejam informados das decisões tomadas. Assim, crescem as chances do processo trazer bons frutos.

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